Spontanicznie, na żywioł, z myślą, że jakoś to będzie? A może w sposób uporządkowany, przemyślany, ustrukturyzowany? Pomysłów na organizację wolontariatu jest tyle, ile organizacji i instytucji, które korzystają ze wsparcia wolontariuszy. Zastosowane rozwiązania wynikają między innymi z profilu działalności, skali i zasięgu organizacji, etapu jej rozwoju, charakteru i cykliczności realizowanych projektów, złożoności zadań oraz wcześniejszych doświadczeń.
Wolontariusz potrzebny od zaraz
Zdarza się, że organizacja, która jest w sytuacji „podbramkowej”, przy dużym obciążeniu pracą, czy niespodziewanym projekcie, zaczyna szukać wolontariuszy na ostatnią chwilę. Również w przypadku młodych podmiotów, które mierzą się z wieloma wyzwaniami i ograniczonymi zasobami, temat współpracy z wolontariuszami może być początkowo potraktowany powierzchownie.
Chociaż metoda „na cito i na żywioł” może zakończyć się sukcesem, częściej w takich okolicznościach oferty wolontariatu bywają niejasne, poszukiwania nie przynoszą efektu lub ich wynik jest niezadowalający. Wkradają się nieporozumienia, irytacja i rozczarowanie. Kiedy organizacja nie jest przygotowana na przyjęcie wolontariuszy, a zwłaszcza pod presją czasu, łatwo o błędy i potknięcia. Te formalno-prawne, ale przede wszystkim komunikacyjne, strategiczne i międzyludzkie. Trudniej wtedy o budowanie wizerunku organizacji wiarygodnej, takiej, w której wolontariusze czują się potrzebni, ważni, wiedzą, co robić i na jakich zasadach.
Zaplanowany wolontariat
Wśród organizacji i instytucji są też takie, które podchodzą do wolontariatu w skoordynowany i zaplanowany sposób. Starają się przygotować na przyjęcie wolontariuszy i jak najbardziej efektywną z nimi współpracę w oparciu o diagnozę aktualnej sytuacji, potrzeb, możliwości. Organizacja wolontariatu w takim przypadku to świadome wdrażanie poszczególnych etatów współpracy. Zaczynając od przygotowania się na przyjęcie wolontariusza, poprzez wprowadzenie go do zadań, motywowanie i monitoring, kończąc na ewaluacji i sfinalizowaniu współpracy.
Koordynatorzy wolontariatu o współpracy
Co daje takie podejście i jakie kwestie są kluczowe? Najlepiej o tym opowiedzą koordynatorki i koordynatorzy z instytucji i fundacji, działających we Wrocławiu, w których wolontariat stanowi istotne miejsce, a wypracowane zasady od lat są podstawą satysfakcjonującej współpracy z wolontariuszami.
Dobre przygotowanie się do rozpoczęcia współpracy pomoże ją sprawnie zrealizować. Układanie zasad i sposobów współpracy na podstawie bieżącego zainteresowania wolontariuszy organizacją może być chaotyczne i utrudniać pracę pracownikom a w wolontariuszach pozostawiać wrażenie nieprofesjonalnego podejścia. Agnieszka Marcinowska, Wrocławski Instytut Kultury
Zanim zaprosimy wolontariuszy do nas dajemy im szansę na znalezienie naszej organizacji w sieci i zapoznanie się z informacjami, które zawiera zakładka „wolontariat”. To tam, krok po kroku wyjaśniamy, na czym polega proces rekrutacji. Ważne jest, aby Wolontariusz wiedział, czego może się spodziewać i czuł się zaopiekowany, a czas kontaktu mieścił się w przedziale dwóch tygodni od wysłania zgłoszenia. Potem czas na rozmowę – nasza rozmowa zbliża dwa światy do siebie, tak by wspólnie czynić dobro. Balbina Bujak, Fundacja „Wrocławskie Hospicjum dla Dzieci”
Przede wszystkim instytucja, która planuje rozpocząć współpracę z wolontariuszami musi wiedzieć, czy jest w stanie w ramach swoich działań utworzyć wolontariat. Czy są zadania jakie mogliby wykonywać wolontariusze – jeśli tak, to czy do wykonania tych zadań są wymagane szczególne umiejętności lub kwalifikacje? Instytucja musi świadomie przyjąć fakt rozpoczęcia współpracy z wolontariuszami w ramach swoich działań. Wszyscy pracownicy muszą być poinformowani kim są wolontariusze i w jakim celu nasza organizacja planuje podjąć z nimi współpracę, a zwłaszcza ci pracownicy, którzy w większym stopniu będą mieli z nimi styczność (np.: w ramach swoich obowiązków). Michał Szkudlarek, Fundacja Uniwersytet Dzieci
Nie da się ukryć, że przygotowanie programu wolontariatu w organizacji to nie „bułka z masłem”. Przede wszystkim wymaga na samym początku pewnego wysiłku, czasu, refleksji, zaangażowania członków organizacji, nie tylko tych, którzy będą bezpośrednio współpracować z wolontariuszami, ale całego zespołu. Wyzwaniem może okazać się zmierzenie się z niektórymi pytaniami o zasoby czy wizję wolontariatu, przygotowanie dokumentacji, wybór narzędzi promocji i rekrutacji, czy obsadzenie roli koordynatora i określenie zakresu jego obowiązków. Jest to zadanie niełatwe, ale włożony na starcie trud przynosi wiele korzyści i procentuje w przyszłości na różnych płaszczyznach.
Program wolontariatu – dobre praktyki
Widocznym efektem takiej analizy jest spisanie najważniejszych punktów programu wolontariatu danej organizacji. Przyda się też zbiór (na przykład w formie regulaminu) zasad, obowiązków, czy wytycznych dla osób zaangażowanych w proces, w tym koordynatora, zespołu pracowników oraz samych wolontariuszy.
Mamy regulamin wolontariatu oraz wewnętrzne instrukcje, które określają do jakich zadań zapraszamy naszych wolontariuszy, a do jakich nie. Rozszerzamy ten zakres na podstawie pomysłów samych wolontariuszy i naszych zmieniających się potrzeb. Na bieżąco prowadzimy ewaluacje potrzeb instytucji – sprawdzamy do jakich zadań możemy zaprosić naszych wolontariuszy i czy te zadania są dla nich ciekawe, angażujące. Są zadania, które cieszą się ogromną popularnością, a są i takie, z których musieliśmy zrezygnować. Regulamin daje ramy, w których możemy się swobodnie poruszać wiedząc czego możemy od siebie nawzajem oczekiwać. Warto mieć taki punkt odniesienia szczególnie w kontekście pracy w organizacji kulturalnej, gdzie zmiany w zespole pojawiają się często. Nowi pracownicy lub współpracownicy mogą odnieść się do już obowiązujących ustaleń. Tak samo nowi wolontariusze dostają komplet informacji, na podstawie którego decydują o podjęciu i kontynuacji współpracy. Agnieszka Marcinowska, Wrocławski Instytut Kultury
W naszej Fundacji istnieje program wolontariatu, który jest monitorowany oraz cyklicznie ewaluowany wraz z każdym rokiem akademickim. Dokument ten służy całemu działowi wolontariatu w naszej Fundacji – Dyrektorowi działu wolontariatu służy do corocznej ewaluacji programu oraz stanowi dla niego punkt wyjścia do planowania przyszłych działań na następny rok. Koordynatorzy wolontariatu korzystają z niego, aby móc monitorować, czy podejmowane przez nich działania są zgodne z programem. Każda osoba z naszego działu może do niego w każdej chwili zajrzeć, aby móc planować, działać i rozwijać. Także należy podkreślić, iż dokument ten nie jest „sztywny”, to znaczy, że niektóre cele, które zostały założone na początku roku mogły nie zostać osiągnięte. Jest to sygnał dla nas, refleksja dla całego zespołu wolontariatu, aby pochylić się nad tym czego się nie udało, ale też i udało w momencie tworzenia nowych założeń. Michał Szkudlarek, Fundacja Uniwersytet Dzieci
Warto korzystać ze wskazówek i doświadczeń innych, jednocześnie pamiętając o potrzebach i możliwościach swojej organizacji, dobierając rozwiązania tak, aby były szyte na miarę. Nie za luźne i niezbyt sztywne. Nawet najbardziej szczegółowy, najdokładniejszy program wolontariatu nie da nam gwarancji sukcesu, jeśli będzie miał się nijak do naszej specyfiki i zmieniających się warunków.
Wolontariat w organizacji, jak go zacząć
Poniżej prezentujemy przykładową listę pytań pomocniczych, które naszym zdaniem warto zadać sobie na samym początku, zanim zaczniesz aktywnie szukać wolontariuszy. Może to być punkt wyjścia do przygotowania mniej lub bardziej rozbudowanego programu wolontariatu w Twojej organizacji. Odpowiedzi na poniższe pytania przydadzą się również podczas wypełniania formularza dodania oferty na naszej stronie.
Przed rozpoczęciem współpracy z wolontariuszami zadaj sobie kilka pytań:
Czy możesz korzystać ze wsparcia wolontariuszy? Zapoznaj się z Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, która wyraźnie określa podmioty uprawnione do organizowania wolontariatu.
Dlaczego chcesz rozpocząć współpracę z wolontariuszami?
Do jakiego działania/ projektu/ wydarzenia zapraszasz wolontariuszy? Czy ta współpraca będzie długoterminowa, czy akcyjna?
Jakie zadania będą wykonywać wolontariusze? Konkretnie, co będą robić wolontariusze? Postaraj się o różnorodne propozycje, jeśli jest taka możliwość.
W jakim terminie przewidujesz realizację wolontariatu? Dotyczy to zarówno samego wydarzenia/ akcji/ projektu, ale też spotkań z zespołem “przed” i “po”, okresu próbnego (jeśli jest wymagany), szkoleń wprowadzających itd. Jeśli wolontariat jest cykliczny, to spróbuj określić ile godzin w tygodniu/ miesiącu będzie pracował wolontariusz i w jakich godzinach.
Gdzie wolontariusze będą realizować zadania (w siedzibie organizacji, w plenerze, online)?
Jakie masz oczekiwania wobec wolontariusza? Czy wolontariusz musi mieć jakieś określone umiejętności, kwalifikacje, doświadczenie, ukończone szkolenia, znać języki obce itp.?
Czy wolontariusz może być osobą niepełnoletnią? Czy zadania, które będą wykonywać wolontariusze mogą wykonywać osoby poniżej 18 roku życia? Jeśli tak, to pamiętaj o przygotowaniu odpowiednich zgód, które muszą wypełnić prawni opiekunowie wolontariusza.
Ilu wolontariuszy potrzebujesz? Jak duży zespół wolontariuszy chcesz zbudować?
Na jakich zasadach będziesz prowadzić rekrutację? Jakie będą etapy rekrutacji? Czy przyjmiesz każdego chętnego, czy będziesz chciał się wcześniej spotkać i porozmawiać? Czy nabór jest ciągły, czy odbywa się w określonym terminie w roku?
Z jakich narzędzi i kanałów promocji skorzystasz? Czy masz swój formularz zgłoszeniowy? Czy masz grafikę promującą wolontariat w Twojej organizacji? Na jakich stronach, w jakich mediach społecznościowych zamieścisz ogłoszenie?
Kto będzie koordynatorem/ opiekunem wolontariuszy? Czy ta osoba jest odpowiednio przygotowana do pełnienia takiej roli? Ważna jest dostępność koordynatora, możliwość skontaktowania się z nim telefonicznie, mailowo.
Czy jesteś przygotowany formalnie do współpracy z wolontariuszami? Pamiętaj o porozumieniu wolontariackim i kwestiach ubezpieczeniowych (te zagadnienia reguluje wspomniana już ustawa). Przygotuj wcześniej wzory dokumentów, zgód, oświadczeń itp.
Jakie korzyści będzie miał wolontariusz ze współpracy z Twoją organizacją? Co zyska, czego się nauczy, jakie rozwinie umiejętności, czy otrzyma referencje, pakiet gadżetów? Czy przewidziane są szkolenia, warsztaty, spotkania integracyjne?
Jak zakończysz współpracę z wolontariuszem? W jaki sposób podziękujesz wolontariuszowi za współpracę?
Warto zajrzeć….
-
Modelowy cykl współpracy organizacji z wolontariuszami przedstawiony w „Praktycznym poradniku współpracy z wolontariuszami”, wydanym przez Fundację Pracownia Badań i Innowacji Społecznych Stocznia.
-
Poradnik dla instytucji publicznych „Jak przygotować program wolontariatu?”, wydany przez Miasto Stołeczne Warszawa.
Autor: Justyna Pater
